Gestión financiera, comercial y mejora continua del Help desk

En el apartado de gestión financiera, comercial y mejora continua del Help desk existen pequeños detalles que se deben considerar en el proceso de gestión financiera ser requiere personal capacitado en administración, finanzas y rentabilidad, cabe mencionar que para las personas que no son de esta área los temas que toca este apartado poseen cierto nivel de desafío esto lo comentario por mi persona no soy especialista en esas áreas por lo cual podrá mi mayor empeño de explicación de la mejor forma esta sección del documento.

 Presupuesto financiero  Toda empresa debe tener un presupuesto por lo cual debe seguir una serie de pautas para poder elaborarlo. 

• Establecer ingreso se debe saber por dónde ingresa dinero a la organización.
• Identificar gastos: se debe indicar todos los egresos de dinero incluso los fijos.
• Proyecciones de gastos e ingresos: las proyecciones es lo que se pretende que ingresar y lo que se pretende gastar.
• Comparación de gastos e ingresos: se debe establecer una línea de comparación en la cual los gastos sean inferiores a los ingresos en caso contrario se debe ajustar para que se cumpla el primer enunciado.
• Presupuesto actualizado: debe permanecer en control de los gastos y los ingresos.

 De forma simple el presupuesto es una herramienta de control de la empresa en la cual controla los egreso e ingreso de la organización.

 Recomendaciones de presupuesto financiero para un help desk     Costos directos: son los que están relacionados con la implementación de la mesa de ayuda. Costos indirectos: son los que no son directamente relacionados con el funcionamiento, pero se debe tener en cuenta. Presupuesto personal: se debe establecer el costo máximo y mínimo para el funcionamiento para los rubros de salario y de los empleados. Presupuesto mantenimiento y actualización: se debe tener previsiones económicas para dar continuidad a los equipos tecnológicos necesarios para las operaciones de la mesa de ayuda. Para poder ejercer un control adecuado sobre la mesa de ayuda se debe tener un presupuesto realista además verificar la rentabilidad del servicio por medio de controles de costos para poder detectar cuando se esté gastando más del presupuesto. Además, se debe utilizar herramientas de gestión financiera que faciliten el seguimiento de costos, se debe tener presentes los objetivos financieros por medio del costo.   

Contabilidad de la mesa de ayuda  La base del éxito de la mesa de ayuda el control y seguimiento de las horas de los empleados y los casos atendidos por agente, esto para determinar el seguimiento del desempeño, además se debe controlar los salarios, horas extras beneficios , herramientas de software que se utilizan y el mantenimiento de los equipos tecnológicos, esto incluye el costo de los servidores y servicios que se debe adquirir, la capacitación del personal debe estar incluida en este rubro, mas costos indirectos. 

Valor de la inversión (VOI)  Es importante para evaluar la eficiencia en las soluciones que se les suministran a los usuarios. Hay que comprender que mientras más rápido se solucione una consulta de un cliente el sistema va estar siempre en movimiento por ende no va existir tiempo de espera lo cual causa pérdidas, ahora cada atención es igual a un boleto o Tickets. Para determinar si el valor de la inversión es algo beneficioso para la empresa se debe emplear la siguiente lógica si el beneficio que se obtiene supera los cotos de la inversión se die que se logró un VOI positivo, si los costos superan los beneficios entonces la inversión es rentable. 

Retorno sobre la inversión (ROI)   Ahora el ROI mide la rentabilidad de la inversión comparando la cantidad de dinero que se gana o ahorra como resultado de la inversión con el costo total de la inversión es algo así (beneficio- inversión) / inversión * 100  esta fórmula sirve para saber si es rentable un servicio que se está suministrando.  

Valor presente (VPN)  Es una manera de evaluar la rentabilidad de una inversión (flujo de efectivo neto durante un período) / (1+ tasa de descuento)   ⁿ Que quiere indicar esta fórmula es el valor que tiene el dinero al día de hoy. Para calcular de forma apropiada se debe tener algunos datos 

• El periodo que el tiempo mínimo un año
• Flujo del efectivo lo que proyecta ingresar
• Tasa descuento es lo que se entrega a los accionistas

 Si el resultado es negativo el proyecto no es rentable. 

Tasa interna de Retorno (TIR)   Es un medidor de inversión a largo plazo solo se emplea cuando se van a hacer nuevos proyectos para determinar el beneficio. 

Costo total de la propiedad (TCO)   Este calcula todo por lo cual se debe tener en cuenta todos los gastos, costos y depreciación esta se emplea para comparar gastos y toma de decisiones a largo plazo Todo lo anterior se puede resumir como la forma de control de rentabilidad de una organización, si esto lo debe hacer un jefe de departamento este debe tener muy claro los costos, gastos para poder llevar a flote el departamento y en el caso de una empresa que se dedique a realizar estos servicios es la actividad diaria de una empresa para determinar si posee ganancias o pérdidas